【会場選定】失敗しない！ハイブリッド学会向け会場と回線の選び方

導入：ハイブリッド学会の成否は「会場・回線」で決まる

現地＋オンラインを同時に運営するハイブリッド学会において、最も重要な土台となるのが「会場」と「インターネット回線」です。
せっかくプログラムや配信機材が万全でも、回線トラブル一つで全て台無しになるリスクがあるため、会場・回線選びには徹底的にこだわる必要があります。

この記事では、失敗しないための会場・回線チェックリストと、実際のトラブル事例を紹介しながら、ハイブリッド開催成功のためのポイントを解説します。

会場選定のポイント

1. 配信インフラ（回線）の充実度を最優先に

• 光回線（固定回線）必須
  　→ 会場に専用の高速光回線が引かれているか、必ず確認。ポケットWi-Fiや携帯回線は絶対NG。
• アップロード速度を実測する
  　→ 目安：アップロード速度10Mbps以上（理想は20Mbps以上）。Zoom配信やライブストリーミングにはアップロードの安定性が不可欠です。
• 専用回線 or 優先帯域ありが理想
  　→ 共有回線しかない場合、他のイベントと帯域を取り合ってしまうことも。専用回線が用意できるか交渉しましょう。

2. 会場内レイアウトと設備

• 席数の確保　→　例年の来場者数などから、どれくらいの人数に来てもらうかを想定します。
• 配信ブース設置スペース 　→ 配信機材、PC、モニター、スタッフ数名分の作業スペースが確保できるか。
• 電源数と位置 　→ カメラ、PC、照明、マイク…大量に電源が必要になります。タップ延長が前提です。
• 音響設備との連携可否 　→ 会場常設のマイク・スピーカーシステムから、配信音声を拾えるか事前に確認。
• 遮音性 　→ 周囲の音が配信に入らないか。特にオープンスペースや壁の薄い会場は要注意。

回線チェックリスト（テンプレート）

事前に会場担当者に確認・実測すべき項目をまとめました。回線速度については、映像や音声等をオンライン参加者に届ける必要があるため、上り速度（アップロード）が重要です。

【実例】トラブル事例と防止策

事例1：回線共有で帯域不足

他イベントと回線が被り、配信中に映像・音声が途切れた。

対策

• 専用回線契約 or 午前中など他イベントのない時間帯に配信を集中

事例2：ポケットWi-Fi運用で切断

会場に固定回線がなく、ポケットWi-Fiを使ったが、途中で通信が切断。

対策

• 光回線必須。ない場合は、早い段階で別会場も検討対象に。

事例3：配信卓スペース不足

配信用PCとモニターを置く場所がなく、設営に大混乱。

対策

• 必ず会場図面で配信ブースの位置とサイズを事前確認。

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まとめ

ハイブリッド学会成功のカギは、「回線・会場」選びが8割です。
一度失敗すると挽回が難しいため、現地視察＋回線実測＋詳細交渉をセットで行いましょう。

自分たちだけでは不安…という場合は、配信や音響機材に関して専門知識を持つ貸ホールや貸会議室などに下見に行き、記事でまとめたような点を確認していくといいでしょう。
大学などの場合、管理者があまり配信慣れしていないなど、十分な情報が得られないこともあります。

次回は、【配信基盤編】Zoom EventsとWebex Events徹底比較について詳しく解説します！