【完全版】オンライン学会 0→1 立ち上げガイド｜企画・運営・集客・会計まで徹底解説

1. 導入：オンライン学会が当たり前の時代へ

学会の開催形式は、大きく変わってきました。
コロナ禍を契機に、オンライン学会（ハイブリッド学会）は一時的な代替手段から、新たなスタンダードへと定着しました。
しかし、初めてオンライン学会を立ち上げる担当者にとっては、
「何から手をつけるべきか」「何に注意すべきか」迷うポイントが多いのも事実です。

この記事では、企画→集客→運営→会計→事後対応まで、体系的なプロセスを整理。
さらに、学会事務局の０→1を体験した私が推薦するツールやサービスもご紹介します。
ぜひこのガイドを片手に、あなたの学会開催を成功に導きましょう。

2. 企画設計（目的設定／ターゲット設定）

オンライン学会の成功は、企画段階の設計力にかかっています。

● 目的設定

まず明確にするべきは、学会開催の目的です。
例：

• 特定分野の最新研究成果を共有する
• 異分野融合を促進する
• 若手研究者の発表機会を作る

目的が曖昧なまま進むと、企画・運営のすべてがブレます。

交流の促進をテーマにするとしたら、会場の立地やプログラム構成も変わってくるでしょう。また、運営に必要な人員等も変わってくる可能性があり、予算とも直結します。

● ターゲット設定

次に、「誰に参加してもらいたいのか」を定めます。

• 国内外の専門研究者
• 医療従事者、企業研究者
• 大学院生、学部生

ターゲットが決まれば、後の集客手段、広報ツール、使用言語まで自然と絞り込めます。

3. 予算編成・資金管理（専用口座の必要性）

オンライン学会とはいえ、必要経費は少なくありません。

• 会場費
• ライセンス費（Zoom, Webex 等）
• ウェブサイト・ドメイン費用
• 広報費（メール配信システム、広告掲載等）
• 事務局人件費

これらを見積もり、収入（参加費・スポンサー収入）とのバランスを取りましょう。

さらにハイブリッド開催（現地＆オンライン）ともなれば、会場費やスタッフ手配などそれなりに大きな金額が必要になります。

● 資金管理には「専用口座」が必須

学会運営用に、専用口座を開設しましょう。
個人口座と混同すると、

• 収支が不透明になる
• 確定申告時に煩雑になる
• 信頼性が損なわれる
  といったリスクが高まります。

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4. プラットフォーム選定：Zoom vs Webex vs Others

学会のプラットフォーム選びも、成否を分ける重要ポイントです。皆さんにとっては、Zoomが最も使い慣れたプラットフォームでしょう。

結論：

• 小規模・ミドル規模ならZoom（使いやすさとできること豊富で最強）
• 企業連携・セキュリティ重視ならWebex
• 内部向け・予算重視ならTeams

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5. サイト構築・決済導入（ドメイン／サーバー／決済リンク）

学会専用の公式サイトは必須です。
最低限、次の情報を掲載しましょう。

• 開催趣旨・プログラム
• 発表申込・参加登録フォーム
• 協賛・後援のお願い
• FAQ（接続トラブル対策など）

● サイト構築に必要なもの

専用の公式サイトをDIYまたは外部委託する場合、以下のものが必要になります。

• ドメイン取得（例：yourconference.jp）
• サーバー契約（例：レンタルサーバー）
• 決済リンク導入（Stripe、Squareなど）

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● 便利なサイト作成サービスもたくさんある

最近はプログラムが全く書けなくても、サイトを作成・更新が簡単なサービスがたくさんあります。さらにAIの進化により、日本語で指示するだけでもある程度Webサイトとして形をつくることも可能です。

それでも、先に述べた3点は必要になってくることになるでしょう。

• ドメイン取得（例：yourconference.jp）
• サーバー契約（例：レンタルサーバー）
• 決済リンク導入（Stripe、Squareなど）

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👉【サーバー契約はこちら】（※誘導リンク）

6. 集客・広報（メール・SNS・学会誌）

どんなに良い企画でも、集客がなければ開催できません。

● 使える集客チャネル

• メーリングリスト配信（対象リスト作成）
• SNS告知（X（旧Twitter）、LinkedIn）
• 関連学会誌、業界メディアへの掲載
• 研究者向けコミュニティへの投稿

特に、メール配信は効果が高いため、専用の配信システム導入を検討しましょう。学会員に向けての配信や、学会運営委員それぞれが持つネットワークを駆使して広報をしていきましょう。

学会運営委員の先生方は、普段の研究や業務を終えた後に学会の業務にあたることがほとんどでしょう。配信システムとChatGPTなどを併用し、配信の効率化を検討してみましょう。

7. 参加登録フローと学会事務局SaaSの活用

参加登録をスムーズに管理するためには、学会事務局SaaSの活用が効果的です。
（例：EventHub, Peatix, Connpass, Awards等）

● 学会事務局SaaS導入でできること

• 参加申込フォーム作成
• 参加費決済
• 入金管理
• 領収書発行
• リマインドメール送信
• 参加者リスト自動生成

人手で管理するリスク（入力ミス、対応漏れ）を一気に削減できます。
事務局を外部委託するのは、費用も大きく、指示した内容のみ行うだけの業者も少なくありません。結局やり取りが密に必要になり、思っていたより負担が軽減されないといったことも起こりえます。

そのため、特に小規模～中規模もしくは研究会としての開催であれば、DIY＋SaaSを併用が最も効率的といえるでしょう。

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8. 当日運営シナリオ＋リスク管理

いよいよ学会当日。ここではオンライン開催（対面なし）の場合について書きます。
ハイブリッド開催の場合は、接続機材など複雑になるため、配信会社や貸会場オペレーターに委託することを推奨します。

詳しくは別の記事で紹介します。

● 運営シナリオ例

• 開会挨拶（司会）
• 基調講演セッション
• 一般演題セッション
• 休憩タイム
• クロージング

● リスク管理リスト

• 通信トラブル時の代替手段
• 発表者が入室できない場合の対応

9. 事後対応（オンデマンド配信／アンケート分析）

学会は「開催して終わり」ではありません。

● オンデマンド配信

当日参加できなかった人向けに、録画をオンデマンド配信しましょう。
参加率・満足度が向上します。

ZoomやWebexの録画は、リンクを共有するだけで視聴が可能になります。ただし、より細かく不要箇所をカットするなどしておきたい場合は、動画編集ソフトで簡易的な編集を施す必要があります。

● アンケート回収・分析

参加者アンケートを通じて、

• 満足度
• 改善点
• 次回への要望 を定量的に把握し、次回開催へつなげるサイクルを回します。

学会は持ち回りで開催されることが多く、都度ノウハウが消滅してしまうリスクもあります。
次回に活かせるノウハウの1つとしてアンケートはGoogleなど無料フォームでもいいので実施しておくといいでしょう。

10. まとめ＆チェックリスト

ここまでのプロセスを、簡易チェックリストにまとめました。

このガイドに沿って進めれば、初めてのオンライン学会でも確実に形になります。
そして、運営の質を高めるためにも、専用ツール・SaaS導入を積極的に検討してみてくださいね。